Корпоративни системи за управление на съдържанието (ECM-системите) са видовете софтуерни технологии, които са широко приложими при управлението, съхранението, извличането и защитата на неструктурирана информация, която е пряко свързана с управлението на бизнес процесите във всяка организация.
Някои объркват ECM системите и електронни системи за управление на документи (EDMS). Объркването между тези дефиниции възниква поради факта, че много често EDMS, в допълнение към модулите за управление на документи на предприятието, включва някои функции на ECM. Както например взаимодействието на служителите за подготовка на документи. В такава ситуация е напълно възможно да се обсъди разширяването на функционалността към системата ECM.
Основната разлика между системата ECM и EDMS е, че в допълнение към електронното управление на документи на предприятието, ECM системите създават единно информационно пространство за всички потребители на организацията, както и осигуряват автоматизация на бизнес процесите.
Благодарение на използването на ECM системите се оптимизират трудовите ресурси и значително намаляват оперативните разходи на предприятието.
Обикновено ECM системите включват следните подраздели (модули), всеки от които се интегрира с останалите подраздели и могат също да съществуват отделно.
По-долу са някои от тях:
- Корпоративен електронен модул за управление на документи;
- Модул за поддръжка на бизнес процеси;
- Модул за управление на уеб съдържание за корпоративен уебсайт или портал,
- Модул за управление на медийно съдържание;
- Модул за управление на знания;
- Модул за контрол на достъпа до съдържание, предоставящ необходимата информация, независимо от времето и мястото.
Всеки от подразделите изисква определени умения. Така че, например, управлението на уеб съдържанието на корпоративен уебсайт или портал изисква специфични познания за администриране на интернет ресурси, а модулът за електронно управление на документи на предприятието изисква специфичен вътрешен поток на документи.
ECM-системите комбинират съдържанието на документи и управленски аспекти на предприятието, създавайки единна среда за управление на документи и намаляват броя на работните дейности за изпълнение на бизнес задачи. Така корпоративното съдържание става достъпно за онези потребители, които се нуждаят от него за бърза и висококачествена работа.
